Cuánto cuesta Monday en una PyME de 40 personas (y cuándo conviene migrar a Notion)

Una empresa de servicios de cuarenta personas nos escribió hace unas semanas con lo que parecía una consulta administrativa: si convenía renovar Monday para todo el equipo o solo para algunos. Venían pagando dieciocho licencias. Las otras veintidós personas, es decir el depósito, el taller, media administración y los dos vendedores que viven en la calle, trabajaban por WhatsApp y le pedían a alguien con licencia que les cargara las cosas.

La pregunta de fondo no era cuánto cuesta Monday. Era otra, y es la que aparece en toda PyME cuando pasa cierto tamaño: si el precio por licencia te obliga a elegir quién entra al sistema, el sistema deja de ser el lugar donde está la información y pasa a ser el lugar donde está la información de los que pagaron. El resto sigue viviendo en el chat, y ahí se rompe todo lo demás.

Cuánto cuesta Monday y cuánto cuesta Notion: la comparación que casi nadie hace bien

Empecemos por los precios de lista, porque suelen sorprender. Monday en su plan Pro ronda los diecinueve dólares por usuario por mes con facturación anual, y el plan Standard queda cerca de los doce. Notion cobra alrededor de veinte dólares por usuario por mes en su plan Business, también anual, y diez en el plan Plus. Para cuarenta personas eso da unos nueve mil doscientos dólares al año con Monday Pro contra unos nueve mil seiscientos con Notion Business. Prácticamente lo mismo.

Conviene decirlo con todas las letras, aunque nosotros trabajemos con Notion: migrar de Monday a Notion para ahorrar en la licencia es una mala razón. No vas a ahorrar casi nada. Si el ahorro aparece, viene de otro lado.

La pregunta correcta es cuántas licencias te obliga a comprar la herramienta

Monday está construido alrededor del tablero. Casi todo lo que una persona necesita hacer ocurre adentro de un tablero, y eso empuja a comprarle asiento a cada persona que toca el proceso, aunque solo entre a avisar que terminó algo. A eso se le suma un detalle de facturación que en una empresa que crece duele: los asientos se venden por bloques, con un mínimo de tres y después de a cinco, así que el día que incorporás dos personas terminás pagando cinco.

Notion dibuja esa frontera en otro lado. Una parte del equipo puede interactuar con el sistema sin ocupar una licencia plena: el encargado del depósito completa un formulario desde el celular, el cliente entra a una página publicada de solo lectura donde ve el avance de su pedido, un proveedor externo participa como invitado en un espacio acotado. En la empresa de cuarenta el número realista quedó en veinticuatro licencias plenas y dieciséis personas que cargan y consultan sin asiento propio. Esa diferencia se nota en la factura, sí, pero mucho más en otra cosa: por primera vez los datos de las cuarenta personas viven en el mismo lugar.

¿Y la IA dónde entra en la cuenta?

Acá la diferencia es más marcada que en el precio por usuario. En Notion la capa de inteligencia artificial viene incluida en el plan Business, así que podés preguntar en castellano qué se atrasó esta semana, pedirle que resuma en tres párrafos el estado de una cuenta o que arme el orden del día de la reunión de operaciones leyendo lo que efectivamente pasó. En Monday la IA se factura aparte, por consumo de créditos, de modo que el número que mirás cuando comparás planes no es el número que vas a terminar pagando.

Pero lo importante no es tarifario. Una IA sirve en la medida en que tenga sobre qué razonar. Si el sistema contiene el trabajo de veinticuatro de cuarenta personas, vas a recibir respuestas de veinticuatro personas, con la mitad del taller y todo el depósito afuera del análisis. Ese es el costo verdadero de decidir por precio quién entra: no pagás de más, pensás con menos.

Cuándo no deberías migrar de Monday a Notion

Si tu operación es un pipeline repetitivo y estable, de esos donde todo pasa siempre por los mismos seis estados (altas de clientes, tickets de servicio técnico, pedidos que entran y salen), y tu equipo ya lo adoptó y lo usa sin que nadie tenga que recordárselo, Monday hace muy bien ese trabajo y migrar es tirar a la basura lo más caro que construiste, que es la costumbre. Cambiar de herramienta cuando la herramienta no es el problema solo te compra tres meses de confusión.

Notion gana claro en el escenario contrario: cuando la información es heterogénea, cuando los procesos conviven con contratos, presupuestos, planos, procedimientos y conocimiento escrito que hoy está en Drive y en la cabeza de dos personas, y cuando querés una IA que lea todo eso junto y no solo las tarjetas de un tablero.

Cómo se migra sin frenar la operación

La migración que funciona no es un fin de semana largo exportando todo. Son seis a ocho semanas en dos etapas. En la primera se levanta en Notion únicamente el proceso que más duele, con los datos vivos y sin tocar el resto, y se convive: Monday sigue prendido y nadie pierde nada si algo sale mal. En la segunda, cuando ese proceso ya corre solo, entran los que estaban afuera del sistema, que es donde aparece el verdadero retorno, y recién ahí se da de baja la suscripción vieja. El histórico se exporta y se archiva, no se recrea; nadie extraña una tarjeta cerrada en 2024.

¿Cuántas personas de tu empresa están afuera del sistema que estás pagando?

Es una cuenta de dos minutos y suele ser incómoda: cantidad de empleados menos cantidad de licencias activas. Ese número es, más o menos, la porción de tu operación que hoy no se puede medir, ni reportar, ni analizar con IA.

En Duxio ayudamos a PyMEs a hacer exactamente esta evaluación y, cuando tiene sentido, a migrar a un sistema en Notion con IA que incluya a toda la empresa y no solo a los que entran en el presupuesto de licencias. Si estás por renovar y tenés la duda, escribinos: en una llamada sacamos la cuenta con tus números y te decimos con honestidad si conviene quedarte donde estás.